Fatture in Cloud e AIGENT: emettere fatture elettroniche

Cosa ti serve

• Un account Fatture in Cloud attivo, con i dati della tua azienda e la fatturazione elettronica già configurati.
• Un utente titolare su AIGENT (app.officeaigent.com). In AIGENT l'emissione delle fatture è riservata al titolare.

Dove trovi le voci citate qui: Connessioni e Impostazioni stanno nel menu del tuo avatar, in alto a destra; Contabilità sta dentro Impostazioni.

1Collegare il tuo account Fatture in Cloud

1. In AIGENT apri Connessioni e tocca la card Fatture in Cloud. In alternativa: Assistente → Plugin (in fondo all'elenco delle chat) → sezione Di AI-GENT → Fatture in Cloud.
2. Premi Collega Fatture in Cloud: si apre la pagina di accesso di Fatture in Cloud.
3. Accedi con le tue credenziali di Fatture in Cloud. AIGENT non le vede e non le salva.
4. Controlla i permessi richiesti e premi Autorizza:
   • creazione e invio delle fatture emesse;
   • lettura delle impostazioni (le aliquote IVA);
   • modifica delle impostazioni, usata solo per creare un conto di incasso se la tua azienda non ne ha ancora nessuno (senza, Fatture in Cloud non accetta la fattura).
5. Torni in AIGENT:
   • se il tuo account ha una sola azienda, la card mostra Collegata e il nome dell'azienda;
   • se ne ha più di una, scegli dall'elenco quella da cui emettere le fatture e premi Usa questa azienda.

Nei Plugin dell'Assistente lo stato si legge così: Collegato, Scegli l'azienda (devi ancora scegliere da quale azienda emettere), Token da rinnovare (ricollega l'account) o Non collegato.

2Inserire i dati per la fattura del cliente

Una fattura si intesta a un cliente con i suoi dati fiscali salvati. Puoi inserirli in due punti, che salvano nello stesso posto, cioè la scheda del cliente:

• mentre crei la fattura: in Contabilità → Fatture → Nuova fattura scegli il cliente. Se i dati mancano, il modulo compare subito sotto; se ci sono già, vedi a chi è intestata e puoi premere Modifica dati;
• dalla scheda del cliente: Clienti → il cliente → ⋮ in alto a destra → Dati per la fattura.

1. Compila e premi Salva dati del cliente (o Salva dati dalla scheda):
   • obbligatorio: partita IVA oppure codice fiscale;
   • per un'azienda: ragione sociale e codice destinatario SDI o PEC;
   • consigliato: indirizzo, CAP, comune e provincia.
2. AIGENT controlla che i dati siano scritti nella forma giusta (per esempio 11 cifre per la partita IVA, 5 per il CAP) e che la cifra di controllo di partita IVA e codice fiscale torni: così ferma quasi tutti i numeri inventati o sbagliati di una cifra, e ti dice cosa correggere. Non può controllare che esistano davvero: vedi il punto 6.
3. I dati restano salvati sul cliente: alla fattura successiva li trovi già compilati.

3Creare, approvare ed emettere la fattura

1. Apri Contabilità → Fatture → Nuova fattura.
2. Scegli il cliente: sotto compare a chi sarà intestata la fattura. Se mancano i dati fiscali, il modulo per inserirli compare lì.
3. Scrivi le righe: descrizione, quantità, imponibile e aliquota IVA. Il totale si calcola da solo. Premi Crea bozza.
4. Controlla la bozza e premi Approva.
5. Premi Emetti allo SDI e conferma. La fattura viene creata sul tuo Fatture in Cloud e inviata al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate.
6. Lo stato si aggiorna in AIGENT: Inviata allo SDI, poi Consegnata o Scartata dallo SDI. Per aggiornarlo subito premi Aggiorna l'esito dallo SDI (tra parentesi, quante fatture aspettano l'esito).
7. Se l'invio non riesce lo stato diventa Errore di invio e il pulsante diventa Riprova l'invio. Più avanti una fattura può diventare anche Pagata o Stornata.

Se Fatture in Cloud non è collegato, AIGENT lo dice prima dell'emissione e il pulsante di conferma diventa Simula l'emissione: la fattura riceve un numero ma resta una simulazione, segnata NON inviata allo SDI, e non arriva all'Agenzia delle Entrate.

4Vedere la fattura su Fatture in Cloud prima di emetterla

Su una fattura in bozza o approvata, con Fatture in Cloud collegato, premi Crea su Fatture in Cloud e conferma. AIGENT crea la fattura sul tuo Fatture in Cloud con i dati reali e la lascia lì, non inviata allo SDI; in AIGENT resta bozza o approvata.

1. Sotto la fattura compaiono il numero che le ha dato Fatture in Cloud, il link Vedi il PDF e il link Apri Fatture in Cloud: la trovi nella sezione Fatture.
2. Su Fatture in Cloud puoi aprirla e controllarla: intestatario, righe, IVA, pagamento.
3. Poi scegli:
   • emetterla da AIGENT: premi Emetti allo SDI. AIGENT invia quella stessa fattura, senza crearne un'altra;
   • inviarla da Fatture in Cloud: se poi premi Emetti allo SDI in AIGENT, AIGENT vede che è già stata inviata e non la reinvia, ne registra solo l'esito;
   • non usarla: eliminala da Fatture in Cloud. Se poi emetti da AIGENT, ne crea una nuova.

Premendo di nuovo il pulsante (ora Controlla su Fatture in Cloud) AIGENT non crea doppioni: rilegge la fattura che c'è già, o ne crea una nuova solo se l'hai eliminata. La fattura prende numero e data di Fatture in Cloud del giorno in cui la crei.

5Emettere la fattura dalla chat dell'Assistente

Quando un cliente ti ha pagato, puoi dirlo all'Assistente scrivendo, per esempio: «mi ha pagato Mario Rossi 500 euro per la caparra, invia la fattura».

1. AIGENT trova il cliente. Se ci sono più clienti con quel nome ti chiede quale; se mancano i suoi dati fiscali si ferma e ti dice dove completarli (punto 2).
2. Prepara la fattura e la emette subito allo SDI, senza passare da Approva: la tua richiesta scritta vale come conferma.
3. In chat vedi numero, stato e totale. Come per ogni fattura emessa, al cliente arriva anche un'email dalla casella collegata della tua agenzia, se nella sua scheda c'è un indirizzo email.

6Cosa si controlla, e quando

• AIGENT, quando salvi i dati del cliente: che siano scritti nella forma giusta (lunghezza, caratteri, CAP, sigla della provincia, PEC con la forma di un indirizzo email) e che la cifra di controllo di partita IVA e codice fiscale torni. Un numero inventato con la cifra di controllo giusta passa comunque: lo ferma solo lo SDI.
• Fatture in Cloud, quando la fattura viene creata: che la fattura sia completa e coerente (azienda, aliquote IVA, pagamento, intestatario). Non verifica all'Agenzia delle Entrate che partita IVA o codice fiscale esistano.
• Lo SDI, quando la fattura viene inviata: che partita IVA e codice fiscale del cliente esistano davvero. Se sono sbagliati la fattura viene scartata e in AIGENT compare Scartata dallo SDI.

7Scollegare Fatture in Cloud

In Connessioni → Fatture in Cloud premi Scollega e conferma. AIGENT cancella le credenziali di Fatture in Cloud che aveva salvato e non può più emettere fatture dal tuo account. Le fatture già emesse restano su Fatture in Cloud.

Scollegare da AIGENT non revoca l'autorizzazione che hai dato ad AIGENT su Fatture in Cloud. Per emettere di nuovo, ricollega l'account.

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